POLITICA RELATIVA AL SISTEMA INTERNO DI INFORMAZIONE

1. Controllo delle versioni

Cronologia delle versioni

2Oggetto

Il SII costituisce il canale privilegiato per la segnalazione e la gestione delle informazioni relative ad azioni od omissioni che possano costituire violazioni del diritto dell’Unione europea, reati penali o infrazioni amministrative gravi o molto gravi, violazioni del Codice di condotta o della normativa interna applicabile, nonché qualsiasi altro comportamento contrario ai principi etici e di conformità dell’Organizzazione.

Inoltre, la presente Politica stabilisce i principi di intervento, le garanzie di tutela degli informatori e delle altre persone coinvolte, nonché le misure volte a garantire la riservatezza, l’indipendenza, l’assenza di ritorsioni e la corretta gestione delle segnalazioni ricevute tramite il Sistema Interno di Segnalazione.

La presente Politica sviluppa i requisiti stabiliti dalla Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione, ed è integrata dalla Procedura di gestione del sistema interno di segnalazione, che disciplina il funzionamento operativo del sistema e il trattamento delle segnalazioni ricevute.

3. Impegno dell'organizzazione

doValue e le sue controllate mantengono un fermo impegno nei confronti dell'etica, dell'integrità, della trasparenza e della conformità normativa come principi fondamentali del proprio modello di governo societario e della propria cultura organizzativa.

In questo contesto, l’Organizzazione promuove un ambiente in cui tutti possano segnalare, in buona fede e senza timore di ritorsioni, qualsiasi comportamento, azione o omissione che possa risultare contrario alla legislazione applicabile, al Codice di condotta o alle norme interne dell’Organizzazione.

Al fine di rafforzare tali principi e facilitare l'individuazione tempestiva di eventuali violazioni, il Consiglio di Amministrazione di doValue Spain Servicing, S.A.U. ha istituito un Sistema Interno di Segnalazione e ha approvato la presente Politica, mettendo a disposizione delle parti interessate canali adeguati per la ricezione e la gestione delle segnalazioni, garantendo in ogni momento la riservatezza, la protezione degli informatori, l’imparzialità nella gestione delle indagini e il rispetto dei diritti di tutte le persone coinvolte.

Inoltre, l’Organizzazione ribadisce il proprio impegno a vietare qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di coloro che, agendo in buona fede e per motivi ragionevoli, comunicano o rivelano informazioni su possibili violazioni, promuovendo una cultura basata sulla responsabilità, sulla fiducia e sul miglioramento continuo dei sistemi di controllo e di conformità.

L'Organizzazione adotterà le misure necessarie per garantire il corretto funzionamento del Sistema Interno di Informazione, la disponibilità delle risorse necessarie per la sua gestione efficace e il rispetto dei requisiti stabiliti dalla normativa applicabile in ogni momento.

4. Ambito di approvazione, applicazione e aggiornamenti

4.1 Approvazione

La presente Politica fa parte del Sistema Interno di Segnalazione di doValue e delle sue controllate ed è stata approvata dai rispettivi organi amministrativi delle società tenute ad applicarla, in conformità con quanto previsto dalla Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione.

Spetta inoltre agli organi amministrativi la nomina e, se del caso, la revoca del responsabile del sistema interno di informazione, nonché la supervisione generale del suo corretto funzionamento.

4.2 Applicazione

La presente Politica è vincolante per doValue e le sue controllate, nonché per tutti i membri dell’Organizzazione, compresi i membri degli organi amministrativi, i dirigenti, i dipendenti, i lavoratori in distacco, i tirocinanti, il personale in formazione e qualsiasi altra persona che svolga la propria attività professionale sotto la direzione, la supervisione o il controllo dell’Organizzazione.

Inoltre, l’Organizzazione promuoverà la conoscenza e il rispetto dei principi contenuti nella presente Politica da parte di fornitori, appaltatori, collaboratori esterni, partner commerciali e qualsiasi altro soggetto terzo con cui intrattenga rapporti professionali o commerciali.

Tutte le persone soggette alla presente Politica sono tenute a rispettarne i contenuti, indipendentemente dalla carica, dalla funzione, dalla tipologia di rapporto di lavoro o dall’ubicazione geografica in cui svolgono la propria attività.

4.3 Aggiornamenti

La presente Politica sarà oggetto di revisione periodica al fine di garantirne la conformità alla normativa applicabile, alla struttura organizzativa dell’Organizzazione, alle raccomandazioni delle autorità competenti e alle esigenze derivanti dall’efficace funzionamento del Sistema Interno di Informazione.

Le modifiche di natura sostanziale devono essere approvate dall’organo amministrativo competente. Le modifiche di natura meramente organizzativa, operativa o documentale che non alterino i principi essenziali della presente Politica possono essere proposte dal Comitato del Sistema Interno di Informazione (CSII) per la relativa approvazione da parte del Responsabile della conformità.

5Ambito di applicazione

La presente Politica ha lo scopo di stabilire i principi, le garanzie e le norme di funzionamento del Sistema Interno di Segnalazione di doValue e delle sue controllate, nonché di disciplinare la tutela delle persone che segnalano o rendono pubbliche informazioni relative a violazioni, secondo quanto previsto dalla Legge 2/2023.

Le misure di protezione previste dalla presente Politica si applicheranno, a seconda dei casi, a:

• Gli informatori.
• I soggetti terzi correlati.
• I rappresentanti legali dei lavoratori quando svolgono funzioni di consulenza e sostegno nei confronti del segnalante.
• Le persone interessate dalla comunicazione.

Ai fini della presente Politica, sono considerati Informatori, Terzi collegati e Soggetti interessati dalla segnalazione coloro che soddisfano i requisiti e le condizioni previsti dalla Legge 2/2023 e dai paragrafi seguenti della presente Politica.

6. Definizioni

Ai fini della presente Politica, si applicano le seguenti definizioni:

7Responsabile del sistema interno di informazione

La nomina di un responsabile del sistema risponde all’obbligo previsto dall’articolo 8 della Legge n. 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione.

Il Consiglio di Amministrazione di doValue Spain Servicing, S.A.U. ha designato come Responsabile del Sistema interno di informazione il Comitato del Sistema Interno di Informazione (CSII), organo collegiale che agisce in modo autonomo e indipendente nell’esercizio delle proprie funzioni e che dispone della competenza, dell’integrità, dell’autorità e delle risorse necessarie per garantire il corretto funzionamento del Sistema Interno di Informazione.

Il CSII è l’organo responsabile della supervisione generale del Sistema interno di informazione, del monitoraggio del suo funzionamento e dell’adozione delle decisioni necessarie a garantire il rispetto della presente Politica e della normativa applicabile.

La composizione del CSII sarà la seguente:

• Direttore dell'Ufficio legale e Responsabile della protezione dei dati
• Direttrice del Controllo e della Gestione del Rischio Aziendale (ERM) e Responsabile della Conformità
• Responsabile della gestione dei reclami
• Direttore delle relazioni sindacali
• Specialista senior in sicurezza e salute

Al fine di agevolare la gestione ordinaria del Sistema Interno di Informazione, il CSII designerà tra i propri membri un delegato, al quale spetterà la gestione operativa del sistema, la ricezione e l’elaborazione delle comunicazioni, il coordinamento delle attività investigative e quelle altre funzioni che le saranno espressamente affidate dal Comitato, fatte salve le competenze e le responsabilità che spettano al CSII stesso in qualità di Titolare del trattamento del sistema.

In caso di conflitto di interessi, assenza, posto vacante o qualsiasi altra circostanza che possa compromettere l’indipendenza o l’imparzialità di uno dei suoi membri, quest’ultimo dovrà astenersi dall’intervenire nella gestione o nel processo decisionale relativo alla comunicazione in questione, spettando al resto dei membri del Comitato adottare le misure necessarie per garantire l’adeguato svolgimento della pratica.

La nomina, la revoca e qualsiasi modifica alla composizione del CSII o alla persona alla quale sono delegate le facoltà di gestione del Sistema saranno comunicate all’Autorità Indipendente per la Tutela degli Informatori (A.A.I.) secondo le modalità e i termini stabiliti dalla normativa applicabile.

8SII e canali informativi esterni

8.1 Sistema interno di informazione di doValue

Oggetto. doValue dispone di un sistema informativo interno composto da diversi canali abilitati alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni relative a fatti o comportamenti riscontrati in ambito lavorativo o professionale

Attraverso il Sistema interno di segnalazione sarà possibile segnalare, tra le altre, le seguenti condotte:

• Violazioni del diritto dell'Unione europea che rientrano nel campo di applicazione della direttiva (UE) 2019/1937 e della legge 2/2023, del 20 febbraio
• Reati penali o infrazioni amministrative gravi o molto gravi.
• Violazioni del Codice di condotta dell'Organizzazione.
• Violazioni delle norme interne, delle procedure, delle politiche aziendali o qualsiasi altro comportamento irregolare, fraudolento o contrario ai principi etici e di conformità dell’Organizzazione.

Il Sistema interno di segnalazione costituisce il canale privilegiato per la segnalazione di questo tipo di comportamenti e ha lo scopo di facilitarne l'individuazione tempestiva, la valutazione, l'accertamento e, se del caso, l'adozione delle misure correttive o disciplinari che si rendano necessarie.

Fatto salvo quanto sopra, non tutte le segnalazioni ricevute tramite il Sistema interno di segnalazione rientreranno nell’ambito di protezione previsto dalla Legge 2/2023. In particolare, le segnalazioni relative esclusivamente a violazioni del Codice di condotta o delle norme interne che non costituiscano infrazioni al diritto dell’Unione europea né reati penali o infrazioni amministrative gravi o molto gravi saranno gestite tramite il Sistema, ma non daranno automaticamente luogo alle misure di protezione specificatamente previste dalla suddetta legge.

Tuttavia, l’Organizzazione garantirà in ogni caso la riservatezza delle informazioni ricevute, la protezione dei dati personali trattati e una gestione diligente e imparziale delle comunicazioni, in conformità con quanto previsto dalla presente Politica e dalla normativa applicabile.

La classificazione di una comunicazione come rientrante o meno nell’ambito di applicazione della Legge 2/2023 spetterà al Comitato del Sistema Interno di Informazione o alla persona alla quale quest’ultimo abbia delegato la gestione del Sistema, secondo la procedura interna applicabile.

Accesso e funzionamento. L’Organizzazione dispone di un Sistema interno di informazione composto da diversi canali preposti alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni relative a fatti o comportamenti verificatisi in ambito lavorativo o professionale.

Le segnalazioni possono essere presentate in forma nominativa o anonima; in ogni caso, viene garantita la riservatezza dell'identità del segnalante, delle persone interessate dalla segnalazione e di qualsiasi terza parte coinvolta, nonché la protezione dei dati personali trattati.

Le comunicazioni potranno avvenire per iscritto, verbalmente o mediante richiesta di incontro di persona, in conformità con quanto previsto dalla presente Politica e dalla Procedura di gestione del sistema interno di informazione.

I canali messi a disposizione dall'Organizzazione per la presentazione delle comunicazioni sono i seguenti:

• doValue: https://dovalue.whistlelink.com/
• TEAM4: https://team4.canalhelas.com/home

Quando la segnalazione viene inviata tramite le piattaforme predisposte a tal fine, il sistema potrà generare credenziali o meccanismi di monitoraggio che consentiranno al segnalante di verificare lo stato della segnalazione e di rispondere alle richieste di informazioni che gli vengono rivolte.

Per i casi relativi a situazioni di molestie sul lavoro, molestie sessuali o cyberbullismo, l’Organizzazione dispone di canali specifici gestiti in conformità a quanto previsto dal Protocollo per la prevenzione delle molestie sul lavoro, delle molestie sessuali e del cyberbullismo. Tali canali rientrano nel quadro generale di controllo dell’Organizzazione e saranno gestiti secondo la procedura specifica applicabile, fatta salva la supervisione generale che spetta al Comitato del Sistema Interno di Informazione (CSII).

Inoltre, l’informatore potrà richiedere lo svolgimento di un incontro di persona con il rappresentante designato dal CSII o con qualsiasi altro membro da esso designato. L’incontro dovrà tenersi entro il termine previsto dalla legge, ovvero entro un termine massimo di sette (7) giorni dalla richiesta, ai sensi della Legge 2/2023, e sarà documentato tramite registrazione, previo consenso dell’informatore, oppure tramite trascrizione completa ed esatta del suo contenuto, che potrà essere revisionata, rettificata e accettata dallo stesso informatore.

Quando una segnalazione viene ricevuta da un membro del CSII o da qualsiasi altra persona dell’Organizzazione diversa dal responsabile designato per la gestione del Sistema, essa dovrà essere trasmessa immediatamente e in via riservata a tale responsabile, al fine di garantire il corretto svolgimento della procedura e la tutela dei diritti degli informatori, delle persone coinvolte e dei terzi interessati.

Tutte le comunicazioni ricevute saranno gestite in conformità con quanto previsto dalla Procedura di gestione del sistema interno di informazione, garantendo il rispetto degli obblighi di riservatezza, protezione dei dati, indipendenza, obiettività e assenza di ritorsioni previsti dalla normativa applicabile e dalla presente Politica.

Le segnalazioni potranno essere inviate tramite i canali principali del Sistema Interno di Segnalazione o tramite altri canali aziendali specificatamente predisposti per determinate materie. In ogni caso, le comunicazioni che rientrano nell’ambito di applicazione della presente Politica saranno inserite nel Sistema Interno di Informazione e gestite in conformità con la Procedura di Gestione del Sistema Interno di Informazione.

8.2 Canali di informazione esterni

Fatto salvo l’utilizzo del Sistema interno di segnalazione dell’Organizzazione, gli informatori potranno segnalare le violazioni che rientrano nell'ambito di applicazione della Legge 2/2023 direttamente all'Autorità Indipendente per la Tutela degli Informatori (A.A.I.) o a qualsiasi altra autorità o ente competente applicabile in ciascun caso.

L’Organizzazione metterà a disposizione dei potenziali informatori informazioni aggiornate sui canali di informazione esterni attivati dalle autorità competenti e ne faciliterà l’accesso attraverso i mezzi aziendali ritenuti opportuni.

Tra gli altri, potranno essere utilizzati i seguenti canali:

• Canale esterno dell’Autorità indipendente per la tutela degli informatori (A.A.I.): https://www.proteccioninformante.gob.es/canales-de-presentacion-de-informaciones
• Canali esterni autorizzati dalle autorità regionali competenti: https://www.proteccioninformante.gob.es/informacion-sobre-otros-canales-externos-de-informacion
• Canali esterni istituiti da organismi, istituzioni o autorità dell’Unione europea, ove applicabili.

L'utilizzo dei canali informativi esterni non richiederà il ricorso preventivo al Sistema Interno di Informazione dell'Organizzazione.

9 Principi del sistema interno di informazione

La presente Politica ha tenuto conto degli standard più avanzati in materia per affermare il proprio impegno e la propria volontà di garantire la massima tutela agli informatori, sia dal punto di vista della protezione della loro identità sia per quanto riguarda l’assenza di ritorsioni nei loro confronti.

Per questo motivo, nel funzionamento del Sistema interno di informazione della Società si seguiranno i seguenti Principi:

10 Parametri di protezione

10.1 Persone che necessitano di protezione

La Società garantirà protezione sia agli informatori in buona fede sia ai terzi coinvolti in caso di eventuali danni che questi potrebbero subire per aver segnalato possibili violazioni di cui siano venuti a conoscenza, nonché a coloro che abbiano reso pubblica una delle violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione del Sistema interno di segnalazione.

Inoltre, l’Organizzazione estenderà la protezione, secondo i termini previsti dalla legge per tale caso, alle persone interessate dalla comunicazione.

Tuttavia, e in conformità a quanto stabilito in precedenza, le persone che segnalino infrazioni non contemplate dalla Legge 2/2023 del 20 febbraio non rientreranno nell’ambito di applicazione della stessa.

10.2 Condizioni di protezione

È considerato informatore in buona fede chiunque abbia motivi ragionevoli per ritenere che le informazioni fornite siano veritiere al momento della comunicazione, anche se non fornisce prove conclusive. La tutela dell’informatore non viene meno per il fatto che la segnalazione alla fine non abbia esito positivo o che i fatti non risultino comprovati, purché sussistessero tali motivi ragionevoli, e viene riconosciuta indipendentemente dal canale utilizzato. Ogni persona protetta avrà diritto alle misure di sostegno previste dalla Legge 2/2023 (informazione, consulenza e assistenza), senza che le possa essere richiesta la rinuncia anticipata a tali diritti.

Sono espressamente escluse dal Sistema interno di informazione della Società le informazioni contenute in comunicazioni che siano state precedentemente respinte da qualsiasi altro meccanismo di comunicazione aziendale in cui la comunicazione stessa, contenente proprio tali informazioni, a condizione che non vengano forniti fatti o prove aggiuntivi e nuovi.

Allo stesso modo, non saranno ammesse nemmeno le informazioni i cui fatti non rientrino nell’ambito di applicazione del Sistema interno di segnalazione di DOVALUE e delle sue controllate.

10.3 Misure di tutela dell’informatore e dei terzi coinvolti

La Società ha la responsabilità di garantire la protezione degli informatori e dei terzi coinvolti, ai sensi dell’articolo 39 della Legge n. 2/2023 del 20 febbraio. Il Responsabile del Sistema ha il compito di assicurare che tali misure di protezione siano attuate in modo efficace all’interno dell’Organizzazione.

Divieto di ritorsioni o comportamenti lesivi. A tutti i membri di DOVALUE è severamente vietato compiere ritorsioni nei confronti di segnalanti in buona fede, comprese le minacce di ritorsione e i tentativi di ritorsione.

Per ritorsione si intende qualsiasi atto o omissione, nonché qualsiasi trattamento sfavorevole o comportamento lesivo, che siano vietati dalla legge o che, direttamente o indirettamente, comportino un trattamento sfavorevole che ponga le persone che ne sono vittime in una situazione di particolare svantaggio rispetto ad altre nel contesto lavorativo o professionale, a causa della loro condizione di segnalanti o di terzi collegati, oppure per aver effettuato una segnalazione pubblica.

Ai fini dell’articolo 36, comma 2, della Legge 2/2023, gli atti lesivi subiti dall’informatore entro i due anni successivi alla comunicazione o alla rivelazione saranno presunti come ritorsioni, salvo prova contraria da parte di DOVALUE e delle sue controllate. In ogni procedimento spetterà alla Società dimostrare che la misura adottata fosse fondata su motivi debitamente giustificati e estranei alla segnalazione.

In allegato 2 è riportato un elenco esemplificativo e non esaustivo di azioni o atti che rientrano nella definizione di ritorsione.

Qualora la Società venga a conoscenza del fatto che si sta verificando o si è verificata una ritorsione, adotterà misure ragionevoli per fermarla e affrontarla. A tal proposito, provvederà a porre rimedio alla situazione del segnalante o della terza parte coinvolta nella vicenda in questione, affinché non subisca ritorsioni o comportamenti lesivi. Ad esempio:

• Reintegrare la persona nella stessa mansione o in una equivalente, con lo stesso stipendio, le stesse responsabilità, la stessa posizione lavorativa e la stessa reputazione;
• Garantire un accesso equo alle possibilità di avanzamento, alla formazione, alle opportunità, ai benefici e ai diritti;
• Reintegrare la persona nella precedente posizione commerciale nei confronti dell'Organizzazione;
• Porre fine o risolvere eventuali conflitti o controversie interne che potrebbero sorgere nei confronti della persona (ad esempio, l'atteggiamento o il trattamento riservato);
• Chiedere scusa per qualsiasi danno subito;
• Concedere un risarcimento danni.

Riservatezza e protezione dei dati personali. DOVALUE ha l’obbligo di tutelare l’identità del segnalante e dei terzi coinvolti, nonché di garantire un trattamento riservato dei loro dati.

A tal proposito, il Sistema interno di segnalazione è progettato, istituito e gestito in modo sicuro, in modo da garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e di qualsiasi terza parte menzionata nella segnalazione, nonché delle attività svolte nella gestione e nell’elaborazione della stessa, oltre che la protezione dei dati, impedendo l’accesso al personale non autorizzato.

La Società si impegna a non effettuare alcun trattamento di dati personali che non risulti necessario ai fini dell’accertamento delle azioni o omissioni segnalate nelle comunicazioni non adeguate nel Sistema interno di informazione e che, inoltre, non sia supportato dall’opportuna giustificazione legale; procedendo, in tal caso, alla loro cancellazione.

Inoltre, la Società si impegna a rispettare i termini stabiliti dalla normativa applicabile e dalla Procedura aziendale di gestione del Sistema interno di informazione. In particolare, i dati personali relativi alle Segnalazioni e alle indagini interne saranno conservati solo per il periodo necessario e proporzionato; trascorsi tre (3) mesi dal ricevimento della Segnalazione senza che siano state avviate procedure di indagine, si procederà alla loro cancellazione, a meno che la finalità della conservazione non sia quella di fornire prova del funzionamento del Sistema, nel qual caso saranno conservati in forma anonimizzata, senza che in alcun caso possano essere conservati per un periodo superiore a dieci (10) anni.

10.4 Misure di tutela delle persone interessate dalla comunicazione

Ai sensi dell’articolo 39 della Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione, le principali misure di tutela che saranno attuate a favore delle persone interessate dalla segnalazione sono le seguenti:

• Diritto alla presunzione di innocenza: le persone interessate dalla segnalazione non potranno mai essere sottoposte a sanzioni penali senza che sia stata preventivamente accertata la veridicità dei fatti contenuti nella segnalazione.
• Diritto di difesa: alle persone coinvolte viene concessa la possibilità di fornire una spiegazione in merito alla situazione segnalata, presentandosi a un colloquio o richiedendo chiarimenti volti a fare luce sui fatti.
• Diritto di accesso al fascicolo: la persona interessata dalla segnalazione dovrà essere informata delle azioni o omissioni che le vengono attribuite. Il diritto di accesso al fascicolo sarà limitato dal rispetto delle garanzie di riservatezza e di tutela dell’identità dell’informatore sancite dalla Legge 2/2023 all’articolo 31. Tali informazioni saranno fornite entro un termine ragionevole, secondo le modalità previste dall’articolo 9.2.f, in modo da rispettare «i tempi e le modalità ritenuti adeguati» per garantire il buon esito dell’indagine.
• Tutela della sua identità, garantendo la riservatezza dei fatti e dei dati relativi al procedimento.
• Rispetto delle scadenze: rispetto delle scadenze stabilite dalla normativa applicabile e dalla Procedura aziendale per la gestione del Sistema interno di informazione. Tali scadenze sono descritte in dettaglio al punto 10.5 della presente Politica.

La portata di tali misure sarà limitata dalle specificità che, a seconda del tipo di comunicazione o del suo oggetto, risultano applicabili in virtù della normativa vigente.

10.5 Rispetto delle scadenze

L'Organizzazione gestirà le comunicazioni ricevute nel rispetto dei termini stabiliti dalla normativa applicabile, in particolare dalla Legge 2/2023, e dalla Procedura aziendale di gestione del Sistema interno di informazione. I termini principali sono i seguenti:

• Conferma di ricezione: sarà inviata al segnalante entro un termine massimo di sette (7) giorni di calendario dal ricevimento della segnalazione, salvo che ciò possa compromettere la riservatezza della stessa.
• Risposta e chiusura del fascicolo: la risposta all’informatore in merito alle attività investigative e la chiusura del fascicolo avverranno entro un termine massimo di tre (3) mesi dal ricevimento della segnalazione o, qualora non sia stata inviata una conferma di ricezione, dalla scadenza del termine di sette (7) giorni di calendario successivo alla sua presentazione. Ove opportuno, si informerà della chiusura anche la persona interessata dalla segnalazione, nel rispetto, in ogni momento, degli obblighi di riservatezza e di protezione dei dati personali.
• Proroga: nei casi di particolare complessità che richiedano un prolungamento, il termine potrà essere prorogato fino a un massimo di altri tre (3) mesi. La proroga dovrà essere motivata, sarà documentata nel fascicolo e sarà notificata al segnalante.

Quanto sopra si intende fatto salvo il termine previsto per lo svolgimento della riunione in presenza, di cui al paragrafo 8.1.2, e i termini di conservazione e cancellazione dei dati personali, di cui al paragrafo 10.3.

10.6 Attivazione della protezione

Le misure di tutela dell’informatore, dei terzi coinvolti e delle persone interessate dalla segnalazione saranno attivate e avranno inizio non appena la segnalazione sarà ricevuta, e proseguiranno durante e anche dopo – ove necessario – la conclusione del processo di indagine o di gestione della segnalazione.

11Conseguenze dell’inadempimento

Tutte le persone a cui è rivolto il presente documento hanno l’obbligo di attenersi al suo contenuto. Qualora venisse individuata una violazione del presente documento, questa potrà e dovrà essere segnalata al Responsabile del Sistema tramite il sistema informativo interno.

Qualora venga accertata la violazione di quanto previsto da tali testi, saranno adottate le misure del caso, comprese quelle disciplinari (in ambito lavorativo) o contrattuali (nei rapporti commerciali con terzi), ritenute proporzionate al rischio o ai danni causati.

Le misure adottate in ambito lavorativo saranno conformi alla normativa applicabile, e saranno conformi, in funzione della natura e della gravità dei fatti, al regolamento disciplinare interno, al Contratto Collettivo applicabile e, in sua assenza, allo Statuto dei Lavoratori, senza per questo perdere in efficacia o proporzionalità rispetto alla condotta tenuta. Ove opportuno, ne sarà data comunicazione anche ai rappresentanti legali dei lavoratori.

12Formazione

doValue garantirà che tutte le persone rientranti nell’ambito di applicazione del Sistema interno di segnalazione ricevano una formazione adeguata sulla sua esistenza e sul suo funzionamento. Tale formazione comprenderà, almeno:

• Le vie di accesso al canale e le infrazioni che possono essere oggetto di segnalazione.
• Le garanzie di riservatezza e di tutela contro le ritorsioni di cui gode l’informatore.
• La possibilità di effettuare comunicazioni in forma anonima.
• L'esistenza di canali esterni di informazione (Autorità indipendente per la tutela degli informatori, A.A.I.).
• L'obbligo di riservatezza e la qualificazione della sua violazione come infrazione molto grave ai sensi della Legge 2/2023.
• L'obbligo di inoltrare immediatamente qualsiasi comunicazione ricevuta tramite un canale diverso da quello previsto a uno qualsiasi dei membri del CSII, garantendone la riservatezza.
• Le conseguenze della presentazione di comunicazioni che risultino false o redatte in malafede.

Le attività formative saranno organizzate periodicamente e aggiornate in caso di modifiche normative o cambiamenti rilevanti nel Sistema. Di tutte le attività formative svolte verrà conservata una documentazione.

13Pubblicità

La presente Politica viene comunicata ed è a disposizione di tutti i membri dell’Organizzazione, dei partner commerciali e dei terzi tramite la sua pubblicazione sul sito web dell’Organizzazione, in una sezione separata e facilmente identificabile della pagina principale:

• https://dovalue.es/
• https://team4collection.com/

Inoltre, è disponibile sulla intranet di DOVALUE all’indirizzo: www.doconnect.dovalue.it

La Società si impegna a diffondere e a portare a conoscenza di tutti i membri dell’Organizzazione le informazioni necessarie per comprendere il sistema interno di informazione dell’Organizzazione, i suoi principi, le garanzie e gli obblighi, nonché la sua finalità preventiva.

·Allegati

Allegato 1. Modello di formulazione della comunicazione

Allegato 2. Elenco esemplificativo di comportamenti considerati come ritorsioni

• Licenziamento, sospensione, revoca o misure equivalenti relative al contratto di lavoro, di natura disciplinare o che incidano sulla carriera professionale;
• Risoluzione anticipata o annullamento di contratti relativi a beni o servizi;
• Mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a tempo determinato;
• Cambio di mansioni o di ruolo, trasferimento della sede di lavoro, riduzione dello stipendio o modifica dell’orario di lavoro o di altre condizioni lavorative;
• Retrocessione o diniego di promozione;
• Valutazioni o referenze negative relative alle prestazioni lavorative o professionali;
• L'imposizione di qualsiasi provvedimento disciplinare, ammonimento o altra sanzione, comprese le sanzioni pecuniarie;
• Rifiuto di fornire servizi;
• Rifiuto della formazione;
• Danni, compresi quelli alla reputazione, in particolare sui social media, o perdite economiche, tra cui la perdita di affari e di ricavi;
• Qualsiasi tipo di atto, intenzionale o imprudente, che provochi un danno, fisico o psicologico;
• Referenze mediche o psichiatriche;
• Valutazioni o referenze negative relative alle sue prestazioni lavorative;
• Coazioni, intimidazioni, molestie, emarginazione o isolamento;
• Discriminazione, ovvero trattamento sfavorevole o ingiusto;
• Inserimento in liste nere sulla base di un accordo settoriale, informale o formale, che potrebbe comportare l’impossibilità per la persona di trovare lavoro in tale settore in futuro;
• Divulgazione dell'identità dell'informatore;
• Perdita finanziaria;
• Annullamento o rifiuto di una licenza o di un permesso.